Kỹ năng giao tiếp bằng Email ở công sở

Kỹ năng giao tiếp bằng Email ở công sở

Giao tiếp công sở hiện nay không phải bằng lời, cũng chẳng phải bằng thông báo trên bảng tin hoặc alô khắp các phòng ban mà là bằng những phương tiện hiện đại nhất đó là thông qua Email (Thư điện tử) . Vậy làm thế nào để tiết kiệm chi phí mà công việc lại hiệu quả nhất bằng những phương tiện giao tiếp tiện ích và hiện đại nhất này:

Xem thêm:

Hình thành các nguyên tắc giao tiếp nơi công sở

Tạo cách giao tiếp nơi công sở

Khéo léo trong việc khen nơi công sở

Chat va Email

Đến cả các sếp trước đây vốn vẫn cau mặt vì nhân viên chat chít suốt ngày bây giờ cũng phải công nhận Facebook/Gmail/Skype là công cụ giao tiếp số một. Nó nhanh và tiện hơn điện thoại và quan trọng là ít nhất nó cũng tiết kiệm được chi phí. Lẽ dĩ nhiên, chat không phải là tán gẫu, và nó cũng cần có nguyên tắc riêng.

Tạo Email dễ nhớ

Cái nick hay tên Email đó đương nhiên không quá trẻ con giống như “Cobedoihon”, “tuoihong”, “banglangtim”… hay cợt nhả kiểu “nguoidanongdocthan”, “nguoitrongmong”, “gahohua”… cũng không thể đại khái kiểu “cho nó có tên thôi mà”. Một cái tên rất chuyên nghiệp chứng tỏ sự nghiêm túc của bạn trong công việc của bạn và làm sao để nick thật đơn giản, chẳng hạn như “Cuong _sales” nếu ở bộ phận bán hàng hay “Hoa secretary” nếu bạn là thư ký.

Thay đổi status

Làm việc tại công sở, thông báo tình trạng thực tại của bạn là việc nên làm nếu bạn không muốn đồng nghiệp hoặc các đối tác bực mình vì rõ ràng là bạn đang online mà đợi mãi không thấy câu trả lời. Ngoài những status mặc định trên máy khi sẵn sàng (available), tàu ngầm (invisible) hay rời bàn làm việc (away) thì bạn có thể thông báo cả lịch làm việc của mình, chẳng hạn như “Tôi họp tới 2 giờ chiều” lên status.

Nghĩ trước, enter sau

Tạo thói quen kiểm tra lại nội dung trước khi nhấn gửi tin nhắn. Đừng để đối tác hiểu lầm rằng bạn đang cợt nhả hoặc xem thường họ chỉ vì một từ ngữ bất chợt nảy ra trong óc. Cũng nên kiểm tra lỗi chính tả và ngữ văn. Nếu trót nhấn phím gửi trước khi đọc lại thì ngay lập tức hãy sửa lỗi bằng một tin tiếp theo để người đối thoại thấy bạn là người chu đáo, cẩn thận.Đây là kỹ năng giao tiếp quan trọng nhân viên công sở cần lưu ý.

Lịch sự

Trong thế giới tin nhắn nhanh, đối tác sẽ không đánh giá bạn qua màu mắt, tuổi tác quần áo thậm chí cả giọng nói mà phán xét con người bạn qua chính những gì bạn viết. Hãy học cách làm mềm giọng văn của bạn bằng những ngón tay. Hãy quen với những câu xã giao kiểu tạm biệt, cảm ơn hay chúc một ngày hiệu quả. Và trước khi màn giao tiếp qua chat kết thúc, hãy chờ tín hiệu đáp lại những câu chào này từ phía người đang đối thoại với bạn. Đừng chào người ta rồi offline hoặc sign out ngay khiến phía bên kia cảm thấy hụt hẫng.

Font chữ rõ ràng

Dùng font chữ in hoa được coi là thô lỗ vì điều này khiến người ta tưởng tượng đến việc bạn đang quát tháo và rất hung hăng. Hãy để tâm tới cỡ chữ và tốt nhất chỉ nên để cỡ từ 10 đến 12. Và dù bạn chọn phông chữ nào thì cũng nên để màu đen là hay nhất.

Ngôn ngữ và cách diễn đạt dễ hiểu

Đừng bắt người chat phải suy diễn hay “phiên dịch” những lời nhắn của bạn. Hãy diễn đạt bằng những câu từ dễ hiểu, thân thiện. Thay vì nói “Nếu anh hoàn thành bản báo cáo thì nộp ngay cho tôi” nghe đầy vẻ hung hăng, câu “Khi nào hoàn thành bản báo cáo, phiền anh gửi ngay cho tôi nhé” nghe rõ ràng mềm mại và dễ chịu hơn nhiều.

Dù chat có là công nghệ giao tiếp ngắn gọn thì bạn cũng đừng quên những quy tắc ngữ pháp cơ bản nhất: viết hoa đầu câu, dùng chữ hoa cho các danh từ thích hợp và không nên quên dấu chấm, dấu phẩy. Lỗi chính tả và xuống dòng tùy tiện cũng là cách khiến người đọc đánh giá thấp bạn và rất khó chịu đấy.

Tiếng lóng hoặc viết tắt là điều tối kỵ khi chat công việc, nó khiến người khác nghĩ bạn là kẻ bất lịch sự hoặc thô lỗ. Từ và thuật ngữ chuyên môn cũng chỉ nên dùng nếu bạn chat với đồng nghiệp cùng ngành nghề. Đừng đem chúng ra đánh đố những người chẳng biết tý nào về chuyên ngành của bạn.

Chú ý “lắng nghe”

Những từ vâng, đúng, chính xác hoặc tôi hiểu, anh cứ tiếp tục đi đan xen khi đang “tiếp chuyện” sẽ giúp người cùng chat hiểu rằng bạn đang “lắng nghe” họ, và giúp cho cuộc giao tiếp thông suốt liên tục. Sẽ chẳng lịch sự chút nào nếu người ta chat mà bạn thì cứ uh, um, cho qua. Nếu không thể trả lời ngay một câu hỏi khó, hãy đề nghị đối tác đợi vài phút trong khi bạn tìm ra câu trả lời thích hợp.

Cẩn thận với tính hài hước

Với những người đã hiểu bạn, cách bông đùa đó có thể chấp nhận được. Nhưng bạn nên biết rằng không thể hài hước với tất cả mọi người ở bất cứ lúc nào, trong bất cứ tình huống nào. Cẩn thận kẻo câu đùa của bạn có thể trở thành điều xúc phạm với người khác. Tốt nhất hãy tránh xa những lời bông đùa nếu người chat với bạn không phải là một người thân thiện.

Tìm bạn mà chat

Không phủ nhận rằng chat trong công việc là rất hiệu quả, nhanh chóng nhưng chẳng phải ai cũng quen và đánh giá đúng mức hình thức liên lạc “mới” này. Do đó, hãy tìm hiểu ý của đối tác, khách hàng hoặc sếp trước khi đề nghị họ add nickname của mình vào danh sách messenger của họ. Còn nếu họ thích liên lạc bằng phương thức cổ truyền là điện thoại thì tốt nhất hãy cầm máy lên và bấm số số.

Tiêu đề thư (Subject) rõ ràng

Đừng bao giờ gửi một bức thư điện tử mà không có tiêu đề. Điều này cũng giống như việc ở ngoài đời bạn bịt mặt đi đến nhà ai đó. Một bức thư không có tiêu đề, nếu gửi cho người không quen, có rất nhiều nguy cơ bị ném vào sọt rác. Khi viết tiêu đề, bạn nên đưa những thông điệp cụ thể, thâu tóm được nội dung chính của thư thay vì những câu chung chung. Ví dụ thư mời họp.

Kỹ năng giao tiếp bằng thư điện tử ở văn phòng

Không gửi cùng một thư tới quá nhiều người (CC)

Một số người rất hay có thói quen cc nội dung thư cho mọi bộ phận trong công ty với suy nghĩ “một công trăm việc”, cập nhật thông tin cho nhiều người cùng lúc. Họ không biết rằng cái kiểu “cha chung không ai khóc” ấy sẽ khiến người nhận cho rằng trách nhiệm đọc bức thư đó không phải của họ và đương nhiên thẳng tay nhấp chuột xoá nó.

Trường hợp cần gửi thông tin cho nhiều người cùng lúc, bạn nên đề rõ trên tiêu đề thư để phòng tránh chuyện “thất lạc”. Đừng quên đưa ra một số điểm chính có liên quan tới người nhận thư vào trong tiêu đề.

Nhấn mạnh những điểm chính

Hãy chia nội dung thư điện tử thành nhiều ý chính để người đọc có thể chỉ cần lướt qua nội dung thư mà vẫn bắt được những ý quan trọng. Nội dung một bức thư điện tử cũng cần chặt chẽ và quy củ giống như thư tay hay một bản fax. Khi con người hiện đại ngày càng lười đọc thì thư của bạn càng tập trung vào ý chính càng bắt mắt hơn.

Đừng quên trình bày bức thư sao cho dễ đọc. Nên để cách dòng sau mỗi khổ. Không nên viết bằng chữ in hoa. Nên căn text theo một bên lề để tránh người đọc bị mỏi mắt.

Dùng dấu hiệu khẩn

Đừng ngại sử dụng những biểu tượng báo hiệu khẩn hoặc màu sắc gây sự chú ý để thư của bạn được chú ý hơn.

Nếu muốn thử độ kiên nhẫn của khách hàng hoặc đối tác thì hãy gửi một vài file đính kèm email với kích cỡ lớn nhất có thể. Còn nếu không, hãy cẩn thận chia nhỏ các file gửi kèm với từng tiêu đề rõ ràng về nội dung. Điều này có thể cho bạn biết ngay, người nhận thư sẽ mở file hay chỉ đơn thuần là đọc thư chính rồi đóng lại.

Kiểm tra email đều đặn

Quy định thời gian kiểm tra mail đều đặn. Khi ngồi vào bàn làm việc, lướt qua một loạt thư, hãy cố gắng trả lời mọi email nhanh nhất, thậm chí chỉ là câu khẳng định đã nhận được thư.

Trong kỷ nguyên thông tin này mọi người đều chờ mong những câu trả lời khẩn tốc vì thế đừng để chất đống những email chưa đọc. Hãy trả lời email ngay khi có thể và chia mức độ quan trọng của từng bức thư để có câu trả lời với đúng người. Như thế bạn sẽ không để lỡ hoặc bỏ quên câu trả lời với ai cả.

Theo Ngoisao

Xem thêm:

Hãy làm cho cấp trên lắng nghe bạn

Đối phó với đồng nghiệp khó tính

8 Kỹ năng giao tiếp hiệu quả nơi công sở.

Đào tạo kỹ năng giao tiếp

Share This Post